Informacje dla sygnalistów
Informacje dla sygnalistów
(na podstawie art. 48 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów)
Procedurę postępowania ze zgłoszeniami oraz podejmowania działań następczych określa Zarządzenie nr 60/2024 Wójta Gminy Nowe Miasto nad Wartą z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie ustalenia procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.
1. Dane kontaktowe organu umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.
Zgłoszenie może być dokonane za pomocą następujących Kanałów Zgłoszeń:
Zgłoszenie zewnętrzne ustne może być dokonane:
1) za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej pod numerem telefonu 61 287 40 14 w godzinach pracy urzędu lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej i dokumentowane jest w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny przebieg tej rozmowy, sporządzonego przez upoważnionego pracownika. Sygnalista może dokonać sprawdzenia i zatwierdzenia protokołu rozmowy poprzez jego podpisanie;
2) na wniosek sygnalisty podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania tego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie nagrania rozmowy umożliwiającego jej wyszukanie, lub protokołu spotkania.
Zgłoszenie zewnętrzne pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.
Zgłoszenia zewnętrzne mogą być zgłaszane poprzez dedykowane kanały zgłoszeń, w szczególności:
1) w formie listownej na adres: Urząd Gminy Nowe Miasto nad Wartą, 63-040 Nowe Miasto nad Wartą, ul. Poznańska 14, z dopiskiem na kopercie, np. „zewnętrzne zgłoszenie nieprawidłowości”,
2) w formie elektronicznej na adres: zgloszenia.zewnetrzne@gmina-nowe-miasto.pl.
2. Warunki objęcia sygnalisty ochroną
Zakaz działań odwetowych i środki ochrony sygnalisty zostały określone w przepisach rozdziału 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928).
Zgodnie z zapisami przyjętej Procedury sygnalista podlega ochronie:
1) Od momentu dokonania zgłoszenia w zakresie danych osobowych (poufność i anonimowość) oraz w zakresie działań odwetowych.
2) Warunkiem objęcia ochroną jest uzasadnienie/wykazanie kontekstu związanego z pracą oraz działanie w dobrej wierze, tj. posiadanie uzasadnionych podstaw, by sądzić że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
3) Sygnalista podlega ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.
4) Sygnalista może wystąpić z roszczeniem o zadośćuczynienie lub odszkodowanie z tytułu działań odwetowych.
Ponadto Wójt Gminy Nowe Miasto nad Wartą zapewnia:
1) ochronę poufności i anonimowości,
2) wydawanie na żądanie sygnalisty zaświadczenia, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie.
Wójt Gminy Nowe Miasto nad Wartą, w przypadku sygnalisty, będącego pracownikiem urzędu lub dostawcą towarów i usług, zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, próbą lub groźbą ich zastosowania. W tym celu podejmuje działania polegające w szczególności na:
1) ochronie przed mobbingiem i dyskryminacją, przymusem, zastraszaniem, wykluczaniem;
2) ochronie przed niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniem i inne;
3) niewypowiadaniu, nieodstępowaniu lub nierozwiązywaniu bez wypowiedzenia umowy sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, której stroną jest sygnalista;
4) nienakładaniu obowiązku lub odmowy przyznania, ograniczenia lub odebrania uprawnienia, np. do koncesji, zezwolenia lub ulgi;
5) doprowadzeniu do ukarania osób, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem sygnalisty;
6) zobowiązaniu upoważnionej osoby pracującej na stanowisku zajmującym się sprawami kadrowymi do monitorowania sytuacji kadrowej sygnalisty. Monitorowanie obejmuje analizę uzasadnienia wszelkich wniosków przełożonych sygnalisty dotyczących zmiany jego sytuacji prawnej i faktycznej w ramach stosunku pracy, w szczególności:
a) rozwiązania umowy o pracę,
b) zmiany zakresu czynności,
c) przeniesienia do innej komórki organizacyjnej/na inne stanowisko pracy,
d) degradacji stanowiskowej, płacowej, uniemożliwianiu podnoszenia kompetencji, nieuzasadnionego pomniejszenia dodatkowego wynagrodzenia w formie dodatku, nagrody, premii,
e) zmiany warunków świadczenia pracy (np. nieuzasadnionego zmniejszenia wynagrodzenia, wymiaru etatu, godzin pracy, odmowy udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego/ szkoleniowego/ bezpłatnego). W przypadku stwierdzenia lub podejrzenia działań zmierzających do pogorszenia sytuacji prawnej lub faktycznej, osoba kierująca komórką kadrową zobowiązana jest do podjęcia działań uniemożliwiających pogorszenie sytuacji faktycznej i prawnej sygnalisty.
Ochronę sygnalistów stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą.
Sygnalista każdorazowo jest informowany o okolicznościach, w których ujawnienie jego tożsamości stanie się konieczne w razie postępowania sądowego, przygotowawczego i sądowo-administracyjnego.
3. Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego
Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, przetwarzania danych osobowych oraz podejmowania działań następczych są upoważnieni imiennie pracownicy.
Upoważniony Pracownik:
1) przyjmuje zgłoszenie zewnętrzne;
2) dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego i jeśli ustali, że:
a) zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz zgłoszenie naruszenia nie jest w obszarze/dziedzinie należącym do zakresu działania Wójta Gminy Nowe Miasto nad Wartą przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach 30 dni, do organu właściwego do podjęcia działań następczych, o czym informuje sygnalistę;
b) zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz zgłoszenie dotyczy naruszeń z zakresu działania Wójta Gminy Nowe Miasto nad Wartą wówczas rozpatruje zgłoszenie.
4. Termin przekazania informacji zwrotnej dla sygnalisty
Informację zwrotną sygnalista otrzymuje w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
Sygnalista otrzymuje także informację o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.
5. Zasady poufności
Wójt Gminy Nowe Miasto nad Wartą dokłada wszelkich starań celem zachowania poufności i zapewnia, że:
- tylko i wyłącznie upoważnieni pracownicy mają dostęp do pełnej treści zgłoszenia sygnalisty,
- dostęp do informacji w zgłoszeniu jest ograniczony, a dane dotyczące sygnalisty są przechowywane w zabezpieczonym miejscu, do którego mają dostęp wyłącznie osoby upoważnione,
- możliwość kontaktu z sygnalistą ma jedynie pracownik upoważniony do przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa.
6. Zasady przetwarzania danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest Wójt Gminy Nowe Miasto nad Wartą.
Upoważniony pracownik, po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia działań następczych.
Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
W przypadku danych osobowych dot. przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia działań następczych dokumenty związane ze zgłoszeniem podlegają zniszczeniu po upływie okresu przechowywania, z zastrzeżeniem przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych, lub sądowo-administracyjnych.
Klauzula informacyjna (dla sygnalisty, który dokonał zgłoszenia do organu) – załącznik
Klauzula informacyjna (dla sygnalisty, którego zgłoszenie przesłał RPO lub inny organ) – załącznik
7. Charakter działań następczych
Działania następcze organu polegać będą na wszelkich działaniach podjętych w celu weryfikacji informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia.
W przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, nie przedstawiono istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym upoważniony pracownik, może nie podjąć działań następczych. Informacja o niepodjęciu działań następczych z podaniem uzasadnienia przekazywana jest sygnaliście.
W razie kolejnego zgłoszenia – pozostawiana jest bez rozpatrzenia. O tym fakcie nie informuje się sygnalisty.
8. Środki ochrony prawnej sygnalisty oraz dostęp do poufnej porady
W stosunku do sygnalisty, osoby pomagającej sygnaliście oraz osoby z nim powiązanej zakazane jest stosowanie działań odwetowych pod rygorem odpowiedzialności karnej. W przypadku podjęcia wobec sygnalisty działań odwetowych, sygnalista ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia.
Przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego zgłaszający może skorzystać z poufnej porady.
W tym celu należy skontaktować się z Sekretarzem Gminy pod numerem telefonu:
61 287 40 14 wewnętrzny 104.
9. Warunki ochrony sygnalisty zgodnie z art. 16 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalisty
Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności sygnalisty, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
10. Zachęta
Organ zachęca przed złożeniem zgłoszenia zewnętrznego do korzystania z Procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego, w którym doszło do naruszenia w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.
11. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich
Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany. Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich:
a) informacyjna infolinia obywatelska: 800 676 676;
b) e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl;
c) telefon centrali: (+48 22) 55 17 700;
d) adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa.